校直各单位、各部门：

为确保学校各类历史记录收集及时完整，更好地为学校及社会各界服务，现就做好永利皇宫2024年度文件材料归档工作的相关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织在工作中形成的具有保存利用价值的各种载体的文件材料：学校的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校在行政管理活动中直接形成的具有保存利用价值各种载体的文件材料：学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；各行政部门的工作计划、总结、大事记；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

（三）教学类：主要包括在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文件材料；学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等。

（四）科研类：主要包括在科学研究管理和科学研究实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表及声像载体文件材料。

（五）基本建设类：主要包括在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存利用价值的文字、图表及声像载体文件材料。

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在50万元以上）的全套随机技术文件以及在招标、接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（七）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、校报、校史、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书正式出版物等。

（八）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

（九）财会类：主要包括在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等文件材料。

（十）声像类：主要包括学校在教育活动和历史发展中产生的具有保存利用价值的各种以照片、录音、录像等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料等。

（十一）实物类：主要包括在教学、科研、管理、对外交往等各项活动中产生的具有保存利用价值的物品。

各类档案具体归档范围详见附件1。其他未具体列出归档范围的，应根据学校存史留档的原则及工作查考需要，做好相关文件材料的归档保存。

二、归档时间

（一）2024年度的各类文件材料在2025年4月底前归档。

（二）2025届毕业生教学类档案和毕业照片在2025年11月底前归档。

（三）科研类、设备类档案在项目通过验收合格后2个月内归档。

（四）基建类档案在项目通过竣工验收后3个月内归档。

（五）出版类档案在报刊、著作出版后2个月内归档。

（六）财会类档案材料在2025年4月底前归档。

（七）声像类、实物类档案在2025年6月底前归档。

三、归档要求

（一）请各单位、各部门高度重视档案归档工作，确保学校整体归档工作的顺利完成。

（二）请各部门兼职档案员认真对照附件1中各类档案具体归档范围，收集和整理本部门需归档的档案材料，按时移交到学校综合档案室。归档前须填写好归档移交目录表（一式两份）作为移交凭证，归档移交目录表见附件2。

（三）要求以电子文档形式归档的照片、视频、OA文件等材料，必须使用档案级光盘刻录归档保存，一式两份。

（四）OA办公系统已完成办理流程的文件纸质版及电子版由党委办公室、院长办公室统一归档。

（五）部门会议记录纪要、未经OA系统办理的文件等均由本部门主要负责人签发后移交综合档案室归档，纸质文件同步移交PDF版电子文件。凡是归档的纸质文件材料统一A4规格的纸张，一律用碳素墨水书写，字迹工整、清晰，左边应留有2cm的装订线，归档文件必须存原件。

其他未尽事宜请及时联系学校综合档案室，联系电话：5895191；办公地点：临桂校区明德楼420、421室。

附件：1.yl6809永利皇宫各类档案归档范围和保管期限表

     2.yl6809永利皇宫2024年度档案材料归档移交目录表

yl6809永利皇宫

2025年2月18日